Office 365, nuove funzioni per Outlook Web App

Durante la SharePoint Conference 2014 di inizio marzo, Microsoft aveva annunciato diverse novità per Office 365, riservate principalmente all’ambito lavorativo. Nel corso della Microsoft Exchange Conference, l’azienda di Redmond ha illustrato in dettaglio le funzionalità che permetteranno di utilizzare al meglio Outlook Web App e di migliorare l’uso collaborativo dei documenti.

La prima funzionalità prende il nome di Clutter (traducibile in italiano come confusione o disordine). Per gestire un numero elevato di email è necessario creare regole precise che vengono applicate quando i messaggi sono ricevuti. Questa operazione potrebbe richiedere troppo tempo, quindi la nuova feature di Outlook Web App attribuisce l’importanza alle email sulla base delle azioni dell’utente (ad esempio, quante volte legge un determinato tipo di messaggio o risponde allo stesso destinatario). Attivando Clutter, tutte le email irrilevanti vengono automaticamente rimosse dalla posta in arrivo. Cliccando sul pulsante in fondo all’elenco dei messaggi è possibile esaminare gli elementi eliminati per verificare se ci sono messaggi interessanti, erroneamente scartati.

La seconda novità è la diretta conseguenza dell’integrazione di Outlook Web App con OneDrive for Business. L’utente può caricare un allegato sul cloud e condividere il link, oppure allegare alla email un file già presente su OneDrive. I permessi sui documenti vengono impostati automaticamente (lettura e scrittura), ma è possibile cambiarli in seguito direttamente nel messaggio. Quando il destinatario riceve un file Word, Excel o PowerPoint, può aprirlo all’interno di Outlook Web App con Office Online, senza abbandonare la conversazione che verrà mostrata a lato. Le modifiche apportate verranno salvate all’allegato aggiunto alla email di risposta. La stessa esperienza d’uso si avrà con le immagini e il co-authoring.

In Outlook Web App sono stati integrati inoltre i Gruppi di Yammer. Questa funzionalità permette di collaborare con un numero ristretto di persone, attraverso le conversazioni e la condivisione di un link ad una pagina web o ad un video, le cui anteprime verranno mostrate inline. Ogni gruppo possiede un suo calendario, quindi l’aggiunta di un evento verrà notificata a tutti i membri. I gruppi sono pubblici per default, ma possono essere impostati come privati.

Dopo le app per iPhone e iPad, Microsoft rilascerà anche l’app per Android che permetterà di accedere ad Outlook Web App tramite Exchange ActiveSync. Tutte le novità sono riservate agli abbonati business di Office 365.