Outlook e OneDrive, il file sharing è più semplice

Microsoft ha annunciato nuove modalità di condivisione dei file con Outlook Web App e Outlook.com. Le funzionalità sono simili, ma indirizzate a due target differenti. La prima consente agli utenti aziendali di velocizzare le operazioni di modifica dei documenti, evitando la creazione di copie multiple, mentre la seconda permette agli utenti privati di sfruttare la possibilità di conservare su OneDrive file con dimensioni fino a 10 GB.

Con le nuove opzioni di condivisione, l’utente può inserire un link al file presente su OneDrive for Business all’interno del messaggio scritto con Outlook Web App (OWA), invece di allegare il file stesso. Inoltre, quando viene inviato un allegato dal proprio dispositivo, è possibile caricare automaticamente il file su OneDrive for Business e condividerlo come collegamento. Il destinatario non deve più scaricare, modificare e quindi ricaricare il file, ma può aprire il documento direttamente dal link ed effettuare l’editing con i client Office o con Office Online.

Quando l’utente sceglie l’invio via OneDrive, il file viene identificato con una nuvola sovrapposta all’icona che rappresenta l’applicazione con cui può essere aperto. Sotto il nome del file sono indicati i permessi. Per impostazione predefinita, il file può essere modificato dal destinatario, ma è possibile scegliere anche la modalità “solo lettura”.

L’integrazione di OneDrive for Business semplifica il co-authoring in tempo reale, in quanto gli utenti che ricevono l’email possono aprire il file usando Office Online. Un clic su un documento Word, ad esempio, aprirà Word Online accanto ad Outlook Web App (vista side-by-side). Tutti i destinatari possono modificare il file allo stesso tempo, senza creare copie multiple. La funzionalità, disponibile da novembre per gli abbonati Office 365, è compatibile con OWA, OWA per iPhone/iPad e OWA per smartphone Android.

Microsoft ha annunciato una nuova funzionalità anche per gli utenti privati. Nel menu Inserisci di Outlook.com è stato inserita la voce “Condivisione da OneDrive” che consente di condividere i link ai file conservati sullo spazio di cloud storage. Questa feature è utile per inviare file di grandi dimensioni (fino a 10 GB).