Office 2016: condivisione e collaborazione

Office 2016 rappresenta un’evoluzione della versione 2013, in quanto migliora ulteriormente alcune funzionalità incluse nella vecchia suite di produttività. La maggioranza di esse sfrutta il cloud per la condivisione dei file e la collaborazione tra gli utenti. Office 2016 permette di creare e modificare i documenti con qualsiasi dispositivo (PC, smartphone e tablet), eliminando ogni barriera tra i sistemi operativi. La novità più importante è il co-authoring in tempo reale.

L’interfaccia delle applicazioni è sostanzialmente identica a quella delle versioni 2013, ad eccezione dei diversi colori usati per l’intestazione delle finestre (ad esempio, blu per Word e verde per Excel). Nell’angolo in alto a destra è presente il nuovo pulsante Share che apre un pannello laterale, attraverso il quale l’utente può indicare le persone con cui condividere un documento, specificando il loro indirizzo email e i permessi di editing. Nella stessa sezione vengono elencati che hanno effettuato l’accesso al documento per apportare modifiche.

Quest’ultima prende il nome di digitazione in tempo reale (solo in Word), la stessa funzionalità presente in Office Online da oltre due anni. Per la prima volta, la versione desktop di Word può mostrare il punto in cui gli altri utenti stanno modificando il documento. A differenza della versione web di Office, non è possibile modificare il testo “bloccato” dai colleghi di lavoro. Il co-authoring in real time richiede OneDrive, OneDrive for Business o SharePoint Online. Microsoft promette di estendere la feature anche alle altre applicazioni della suite.

Un altro utile strumento di collaborazione è Skype for Business. Il client di messaggistica è ora integrata in Office 2016, quindi non occorre installare un’applicazione separata per inviare messaggi, effettuare chiamate, condividere file e avviare sessioni di co-authoring in tempo reale dalle conversazioni e dai meeting. Altri tool dedicati al lavoro di gruppo sono Office 365 Groups e Office 365 Planner. Il primo è parte di Outlook 2016 e consente di creare team privati e pubblici, per ognuno dei quali ci sono caselle di posta, calendari, spazio di storage e appunti condivisi. Il secondo, invece, aiuta i team ad organizzare il lavoro mediante piani, obiettivi, dashboard, notifiche e aggiornamenti di stato. Sarà disponibile in preview nel quarto trimestre.