La gestione dei documenti in azienda

Secondo un rapporto del Butler Group (dicembre 2006), i vecchi processi di gestione documentale hanno due notevoli svantaggi: sottraggono tempo alla gestione aziendale e sono rischiosi per le stesse compagnie.

La gestione documentale (sto parlando sempre di gestione elettronica dei documenti) ha aiutato le aziende a crescere e a migliorare l’efficenza, ma forse è arrivato il momento di calcolare i fattori dei rischi e di leggere questo modello in base alle nuove tecniche e tendenze.

In particolare trovo che una buona applicazione di gestione documentale collaborativa offra diversi vantaggi:

• Limitazione del rischio: la collaborazione nella gestione documentale permette di limitare il rischio dovuto a perdita accidentale o dolosa.
• Uso di strumenti e software comuni: permette l’abbattimento dei costi relativi alla formazione del personale e all’invenzione di nuove strutture di memorizzazione e gestione. Inoltre si può pensare ad un’integrazione con servizi tipo Google Docs & Spreadsheets, Confluence, FilesAnywhere, Zoho, StikiPad e altri.
• Eliminazione della carta: la collaborazione nella gestione documentale contribuisce a limitare l’uso di documenti cartacei anche tra partners e non solo all’interno di una sola azienda.
• Integrazione con altri processi, modelli e patterns: la potenza degli strumenti collaborativi 2.0 è la possibilità di integrazione con altri processi di gestione del business, di progetti e del workflow.
• Tracce evidenti: si può tenere traccia dei vari movimenti e dei vari aspetti legati al documento, a partire dalla sua stesura fino alla sua lettura e/o eliminazione per obsolescenza, anche in ambito multiutente e collaborativo.

Il Butler Group nel suo rapporto ha anche individuato 9 applicazioni di gestione documentale collaborativa e la migliore, secondo la loro analisi, risulta essere Livelink ECM – eDOCS Collaboration

Avete altre soluzioni che avete provato e volete segnalare?