OnlyOffice DocSpace: scopri le stanze della collaborazione

Quando si lavora in gruppo nella redazione di documenti all’interno di un ufficio, possedere una buona piattaforma di collaborazione significa poter lavorare senza attriti, con medesimi standard, potendo gestire facilmente i ruoli di ognuno e la condivisione dei documenti. Quando la collaborazione va estesa ad utenti esterni all’azienda, però, le cose si complicano.

OnlyOffice, suite di grande elasticità che consente di scegliere la miglior formula per la collaborazione e la gestione documentale, ha messo a punto un nuovo servizio denominato DocSpace, utile ad andare a risolvere proprio i problemi relativi alla collaborazione esterna: un vero e proprio luogo con regole specifiche, dove poter consentire un’interazione pilotata per raggiungere il risultato desiderato.

OnlyOffice DocSpace

OnlyOffice DocSpace è un vero e proprio luogo virtuale di collaborazione, organizzato formalmente in stanze entro le quali sono in vigore regole specifiche. Le stanze “di collaborazione” consentono di creare documenti in sincrono e di collaborarvi, nonché di discutere sul da farsi attraverso una chat incorporata o attraverso i plugin di tool quali Zoom, Jitsi, Telegram o Rainbow. Ogni stanza può tuttavia essere personalizzata per gestire i singoli file in modo più flessibile: vi si possono depositare file con permessi aperti, oppure si può autorizzare esclusivamente la supervisione, oppure ancora si può abilitare in modo selettivo la compilazione di un modulo. La personalizzazione può essere definita in modo molto preciso, ma è altresì possibile affidarsi ad una serie di livelli autorizzativi preimpostati che permettono di identificare facilmente il ruolo dell’utente e le sue possibilità:

• Visualizzatore;
• Commentatore;
• Revisore;
• Compilatore di moduli;
• Editore;
• Utente esperto;
• Amministratore della stanza.

Alla mutazione dei permessi sulla stanza, mutano i permessi su ogni singolo file ivi depositato, consentendo così di calibrare le autorizzazioni in modo massivo, chiaro e senza margini di errore: più sicurezza e meno tempo perso, insomma, proprio grazie ad una organizzazione a stanze che rende tutto più chiaro e gestibile.

Per agire sul file non è neppure necessario attingere ad altri strumenti: che si operi su un foglio di calcolo, un file testuale o un modulo, insomma, la piattaforma di editing è prerogativa di OnlyOffice. Ciò significa che non si deve nemmeno “uscire” dal file, ma vi si può interagire direttamente mettendo così sul medesimo strumento tanto l’operatore interno all’azienda, quanto l’operatore (partner, cliente, consulente) esterno.

I documenti che si possono elaborare sono tutti quelli più comuni del mondo della produttività: dai documenti di testo ai fogli di calcolo, passando per moduli e presentazioni, OnlyOffice garantisce piena compatibilità con tutti i formati Microsoft ed il supporto per estensioni quali ODF, PDF, CSV, HTML, EPUB, RTF, TXT e altre ancora.

I file sono conservati su cloud pubblico Amazon, il che garantisce massima sicurezza ed affidabilità, tuttavia è possibile definire da menu (DocSpace –> Backup –> Backup dei dati) un backup remoto che possa far leva su OneDrive, Google Drive, DropBox o altri strumenti di cloud storage per una sincronizzazione continua che crei ridondanza. Così facendo si avrà doppia sicurezza sui propri file, per i quali peraltro DocSpace offre già massime garanzie:

Nel DocSpace di ONLYOFFICE conforme al GDPR, tutte le informazioni personali vengono trattate con attenzione. Utilizziamo lo standard di crittografia AES-256 leader del settore per proteggere i tuoi dati sensibili inattivi. In transito, il traffico viene crittografato con il protocollo HTTPS. Diritti di accesso flessibili e JWT ti consentono di controllare completamente l’accesso ai documenti. Il monitoraggio delle attività e rapporti di controllo forniscono la tracciabilità.

Potere agli admin, inoltre: saranno questi ultimi a poter

• impostare la sicurezza della password;
• abilitare 2FA e Single Sign-On;
• domini di posta affidabili e durata della sessione;
• limitare l’accesso da specifici indirizzi IP;
• limitare i messaggi amministrativi;
• configurare il backup dei dati.

Prezzi e caratteristiche

OnlyOffice DocSpace è un servizio aggiuntivo che apre a nuove possibilità di collaborazione attraverso la premiata suite OnlyOffice. Vi si può accedere con due profili differenti:

• Startup
  Limita l’uso a 1 admin, 2 utenti esperti e vincola alla creazione di un massimo di 12 stanze (con un numero illimitato di utenti che vi possono accedere); lo spazio massimo di archiviazione è pari a 2 GB.
• Business
  Quando le esigenze aumentano, è possibile passare ad un profilo business che, previa una spesa pari a 15/admin/mese, consente di avere un numero di amministratori e utenti esperti a scelta, abilitando l’utilizzo di un numero illimitato di stanze con backup automatico e monitoraggio di accessi e azioni.

Una scontistica speciale è garantita alle organizzazioni senza scopo di lucro, le quali potranno valutare le condizioni riservate contattando direttamente il team OnlyOffice.

In collaborazione con OnlyOffice