Outlook Web App legge le email degli altri

In alcuni casi potrebbe essere utile consentire ad un collega di lavoro di leggere le proprie email e gli appuntamenti inseriti nel calendario. Per fare ciò, Outlook offre da tempo la possibilità di impostare le deleghe. Ora la stessa funzionalità è disponibile per Outlook Web App in Office 365. Un’altra persona può quindi leggere e modificare i messaggi, se il proprietario della casella di posta elettronica imposta i permessi delegati. Microsoft ha illustrato in dettaglio la procedura da seguire per utilizzare questa comoda feature.

Per spiegare la funzionalità, supponiamo che Molly parta per le vacanze e chieda ad Alex di controllare le sue email. Il primo passo è assegnare i permessi, per cui Molly deve cliccare con il tasto destro sulla inbox (la posta in arrivo) e selezionare la voce Permessi. Si apre quindi un box di dialogo in cui Molly deve inserire il nome Alex (cliccando sul segno +) e configurare i permessi. La stessa procedura si applica se Molly vuole consentire l’accesso a tutte le cartelle (bozze, posta inviata, cestino, ecc.). In questo caso, è necessario cliccare anche sulla cartella root (quella con il suo nome).

Per vedere le email di Molly, Alex deve cliccare sul suo nome, selezionare la voce Aggiungi cartelle condivise e digitare Molly. Le cartelle di Molly e le email contenute verranno mostrate in cima all’elenco dei messaggi. Alex può anche visualizzare le email su tablet e smartphone, aprendo Outlook Web App all’interno del browser o usando le app per iPhone e iPad. Microsoft sottolinea che non è possibile inviare un’email per conto terzi, in quanto la risposta ad un messaggio ricevuto da Molly avrebbe Alex come mittente.

Una simile funzionalità esiste anche per i calendari. In questo caso però il delegato ottiene una copia di tutte le richieste per le riunioni. Alex quindi può rispondere per conto di Molly. Gli appuntamenti impostati come privati non sono visibili dal delegato. Al rientro dalle vacanze, Molly può togliere la delega ad Alex oppure ridurre il livello dei permessi. Ricordiamo che Outlook Web App è parte di Microsoft Exchange Server e Office 365. Non esiste una sua versione gratuita, come le corrispondenti web app di Word, Excel, PowerPoint e OneNote, accessibili tramite SkyDrive.