Zoom, come pianificare una videochiamata

Come pianificare una videochiamata su Zoom? Rispettare un calendario riunioni è un modo infallibile per assicurarsi di non essere mai disorganizzati. Con la nota app, è possibile programmare una riunione unica o ricorrente e inviarla ai calendari di tutti i partecipanti.

Ecco allora una semplice guida per scoprire come farlo in pochi semplici passi.

Zoom: come programmare una riunione

Per prima cosa bisogna scaricare e installare Zoom su PC, Mac, iPhone, iPad o smartphone Android. Dopodiché, si dovrà effettuare l’accesso con il proprio account (o registrarsi nel caso in cui non lo si avesse). Poi:

• Nella Home, selezionare il pulsante Schedule (Pianifica)
• Si aprirà la finestra Schedule Meeting (Programma una riunione), quindi impostare l’ora, la data, la durata e il nome della riunione. Se si tratta di un meeting ricorrente, selezionare la casella accanto a Recurring Meeting. Assicurarsi sempre di tenere conto del fuso orario (ovvero Time Zone) nell’angolo in basso a destra di questa finestra.
• Impostare il Meeting ID. Per problemi di sicurezza (leggi di più sul fenomeno zoombombing), si consiglia di utilizzare un Personal Meeting ID solo per le videochiamate private. Nel caso in cui si trattasse di una riunione di lavoro, meglio lasciare Generate Automatically. Assicurarsi infine di richiedere una password per un ulteriore livello di protezione.
• Scegliere le impostazioni audio e video: queste opzioni consentono di attivare o disattivare il video dell’host e dei partecipanti quando si uniscono alla riunione, così come il metodo di comunicazione (che sia attraverso il microfono o il telefono).
• Selezionare se si desidera inviare l’invito alla riunione e il promemoria a Outlook, Google Calendar o a un calendario diverso.

Ancora un paio di passaggi. Ci sono infatti alcune opzioni avanzate che si dovrebbero scegliere per rendere la videochiamata più sicura. Per aprire il menu Advanced Options, fare clic sulla freccia che sta accanto alla voce. È consigliabile impostarle nel seguente modo.

Abilitare:

• Enable waiting room (Abilita una sala d’attesa)
• Mute participants on entry (silenzia i partecipanti all’accesso)
• Only authenticated users can join: Sign in to Zoom (Solo gli utenti autenticati possono unirsi)

Disabilitare:

• Enable join before host (Abilita l’accesso prima dell’host)

Una volta che terminato di modificare le impostazioni a proprio piacimento, selezionare il pulsante Schedule (Pianifica) nell’angolo in basso a destra della finestra.

A questo punto, la videchiamata su Zoom è stata pianificata e le informazioni verranno inviate al calendario selezionato.